STOCK SYNC

SYNC連携

入荷の自動反映

倉庫から届く入荷報告を読み、受注管理の在庫に自動で足す。気になる行だけ止めて、知らせる。

BEFORE 課題: 倉庫の入荷を、受注管理の在庫へ手で足していた。
AFTER できるようになったこと: 入荷の反映が人手なしで終わり、在庫のずれに早く気づける。

倉庫に入荷したあと、在庫に入るまで

これまで

担当者が手で足す

メールの表を見て、1行ずつ入力

在庫に入るまで

担当者の手が空いてから
入力の重複や漏れに気づきにくい

いま自動

定期的に自動で足す

問題のない行は、人の手を通さない

在庫に入るまで

メールが届いたら、次の回で反映
気になる行だけ止めて知らせる

止まった行は、確かめてからコマンド1つで足せる

OVERVIEW

仕組みの全体図

倉庫のメールを起点に、読む・判定する・足す・確かめる・知らせるまでを自動で回す。

STEP 01

STEP 02

STEP 03

STEP 04

AUTOMATION自動処理

ORDER MGMT受注管理

WAREHOUSE倉庫

TEAMお店の担当者

倉庫

01入荷報告が届く

入荷報告_1021.xlsx添付ファイル

倉庫からのメール

自動処理

021行ずつ判定する

47行 → 45行OK気になる行は止める

受注管理

03在庫に足す

＋ 120受注管理の在庫へ

ネクストエンジン

お店の担当者

04読み戻して知らせる

入荷を反映しました倉庫にも受領の返信

社内チャット・メール

SETTINGS

設定ごとに見る

画面の番号が、設定した場所です。

SETTING01

当社のプログラム

入荷報告のメールを拾う

入荷報告のご連絡（10/21分）

倉庫入出荷窓口 <info@warehouse.example>宛先：当社受発注窓口

いつもお世話になっております。本日入荷分の実績をお送りいたします。

入荷報告_1021.xlsx18 KB1

入荷日	商品コード	商品名	数量
2026/10/21	TF-CST-200B	No.1 COAST 200g 豆	60
2026/10/21	TF-VLY-200B	No.2 VALLEY 200g 豆	48
2026/10/21	TF-GR-DRP01	DRIPPER SET	12
… ほか44行（全47行）

横にスクロールできます

WHAT設定したこと

営業時間のあいだ、1時間ごとにメールを見る。
差出人が倉庫で、入荷の報告と分かる添付だけ拾う。
在庫の一覧表は拾わない。

WHY理由

倉庫のシステムから受注管理へ、入荷を直接つなぐ機能がなかった。在庫の一覧は実数なので、足してはいけない。

SETTING02

当社のプログラム＋ネクストエンジン

1行ずつ判定して、問題のない行だけ足す

入荷報告の取り込み（1時間ごと・営業時間内）

10:20 入荷報告のメールを1通見つけた　入荷報告_1021.xlsx
      列を見出しで探す：商品コード / 数量 / 入荷日
      同じ品目の行は合算する
OK   TF-CST-200B   ＋60
OK   TF-VLY-200B   ＋48
OK   TF-GR-DRP01   ＋12
OK   … ほか42行
止める TF-HLS-200B   ＋400  ふだんより極端に多い2
止める TF-NEW-001    ＋24   受注管理に登録がない
      在庫へ加算（45行）→ 入出庫の履歴と在庫を読み戻して一致3
      メールに「入庫済み」の印を付けた

横にスクロールできます

WHAT設定したこと

列は見出しの名前で探す。同じ品目は合算する。
問題のない行は、受注管理の在庫に足す。
足したあと、入出庫の履歴と在庫を読み戻して確かめる。

WHY理由

人の手を通さずに在庫へ入る。読み戻すので、足し忘れや二重の加算に気づける。

SETTING03

当社のプログラム＋社内チャット

気になる行だけ止めて、知らせる

# 在庫の連絡社内チャンネル

在庫ボット10:21

入荷報告 10/21分：47行のうち45行を在庫に足しました。2行を止めています。4

TF-HLS-200B　No.3 HILLS ×400（10/21）
└ ふだんより極端に多い数量
→ 確認：発注数と合っているか

TF-NEW-001　新商品 ×24（10/21）
└ 受注管理に登録がない
→ 確認：先に商品登録が要る

確かめたら：加算する TF-HLS-200B

横にスクロールできます

WHAT設定したこと

登録のないコード、数量が多すぎる行、すでに手で入れた形跡がある行は止める。
止めた行は、理由と確認することを添えて知らせる。
ほかの行は止めずに足す。

WHY理由

1行の不備で全体を止めない。止まった行は、確かめてからコマンド1つで足せる。

SETTING04

メール

倉庫に、受領の返事を送る

Re: 入荷報告のご連絡（10/21分）

当社受発注窓口 <order@builders.example>宛先：倉庫入出荷窓口

倉庫ご担当者様

10/21入荷分の実績、ありがとうございます。
在庫への反映も完了しております。5

引き続きよろしくお願いいたします。

止めた2行を確かめて足したあとに、共通の窓口アドレスから送信

横にスクロールできます

WHAT設定したこと

全行を足せたときだけ、少し時間を空けて自動で返信する。
送るのは、個人名でない共通の窓口アドレスから。

WHY理由

止めた行があるときは、人が確かめてから送る。

TOOLS

使ったもの

SCRIPT

当社のプログラム

定期的な処理
メールの読み取り
行ごとの判定

ORDER

受注管理

ネクストエンジン
在庫の加算
入出庫の履歴の読み戻し

NOTICE

お知らせ

社内チャット
共通の窓口アドレスのメール

NOTES

運用で気をつけたこと

在庫を足す入口は1つにまとめる。手入力と重なると二重になるため。それでも二重の確認は残している。
倉庫のファイルの形が変わると、そのメールは丸ごと止めて知らせる。黙って違う数を足さないため。
新商品は、入荷より前に受注管理へ登録しておく。登録がないと、その行は止まる（事例「楽天への毎月の新商品登録」）。

CONTACT

似た仕組みを、組みたい方へ。

倉庫の入荷を、受注管理へ手で入れている方へ。倉庫のデータの形を伺って、自動にできる範囲をご提案します。

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画面は実際の設定をもとにした説明用の再現画面です。数値・名称は架空です。